Une bonne communication au sein d’un service ou des ministères est indispensable pour optimiser l’efficacité des agents publics. La solution melanie2web tend à optimiser les échanges, permettant un gain de temps considérable. Grâce à ses performances, elle leur offre la possibilité d’accéder à toutes les informations utiles en quelques clics. Les utilisateurs peuvent alors se concentrer sur d’autres tâches prioritaires.
Envoyer des messages à un groupe entier
Les éditeurs de l’application ont tenu compte des besoins des utilisateurs, mais aussi de leur manière de travailler et de communiquer. Elle intègre ainsi un service de messagerie parmi ses fonctionnalités les plus utiles. Les agents de ministère sont en mesure de participer aux forums de discussion. L’interface de l’outil est d’ailleurs intuitive, car il suffit de sélectionner le groupe collaboratif concerné. Celui-ci est affiché dans la liste des destinataires, vous permettant de vous adresser aux bons interlocuteurs. Les agents peuvent ainsi partager rapidement une information de haute importance à leurs collègues. Cela leur évite d’envoyer des e-mails individuels, car cette tâche reste chronophage. Ils ne perdent pas non plus de temps pour se rendre dans un autre service ou un autre ministère s’ils ont besoin de documents ou d’explications supplémentaires. Ils gagnent beaucoup en efficacité et productivité en utilisant la plateforme melanie2. Lire cet article permet d’en savoir plus sur les avantages de cet outil. Les supérieurs hiérarchiques peuvent ainsi s’en servir pour féliciter leurs collaborateurs.
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Recevoir des notifications par email
La création d’un compte Cerbère sur cette application est rigoureusement règlementée. Les agents de ministères doivent avoir l’aval de leur chef de service ou de département. Il leur faut également disposer d’une adresse e-mail professionnelle. Dès qu’un nouveau message leur est adressé au sein d’un groupe collaboratif sur la plateforme, les utilisateurs reçoivent automatiquement une alerte par email leur indiquant qu’un collègue a posté un message à leur attention.
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Ils peuvent rapidement prendre connaissance du contenu du message, même s’ils ne sont pas connectés à melanie2web à ce moment-là. Grâce à cette fonctionnalité, simple mais pratique, les agents des ministères n’ont plus besoin de se connecter systématiquement au logiciel. Ils gagnent ainsi un temps précieux qui leur permettra d’accomplir plus efficacement leurs tâches quotidiennes.
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Joindre des fichiers aux messages
L’échange des documents constitue un autre avantage du système de messagerie interministériel. Les agents publics peuvent facilement joindre facilement des fichiers de tous types à leurs messages. Il peut s’agir :
- de documents au format PDF ;
- des images ;
- des fichiers Word ;
- des fichiers Excel ;
- des fichiers Powerpoint ;
- des extraits vidéo ;
- des liens web.
Les destinataires pourront immédiatement consulter ces contenus annexes dès la réception du message. Cette fonctionnalité leur évite d’envoyer séparément par courriel les documents qu’ils souhaitent partager avec leurs collègues. Ils gagnent ainsi en simplicité et rapidité, tout en garantissant une meilleure traçabilité des échanges au sein d’un même fil de discussion.
